Documentos se referem a processos que possuem parte de seu conteúdo na forma física e parte eletrônica, e aborda ainda as mídias externas com gravação de audiências
O Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) divulgou cinco orientações sobre a gestão de arquivos referentes a processos eletrônicos. A aprovação ocorreu em reunião realizada no Rio de Janeiro, no primeiro semestre deste ano.
Os documentos se referem a assuntos como: petições em papel para juntada em processo eletrônico recebidas no Protocolo, parte em papel de processo convertido em eletrônico, processo físico com peticionamento eletrônico, temporalidade e armazenamento de documentos encaminhados eletronicamente pelo Superior Tribunal de Justiça (STJ ) e mídias externas (como CDs e DVDs) com gravação de audiências.
Os conteúdos ainda não foram incluídos em recomendações ou resoluções do CNJ, mas já estão disponíveis na páginahttp://www.cnj.jus.br/programas-de-a-a-z/eficiencia-modernizacao-e-transparencia/pj-proname/orientacoes.
Segundo o gerente do Arquivo Geral do Tribunal de Justiça do Amazonas (TJAM), Manoel Pedro de Souza Neto, o assunto é objeto de consulta frequente por parte de servidores das unidades organizacionais do Poder Judiciário (Varas, Câmaras, Secretarias e Divisões). De acordo com Pedro, o objetivo da publicação é "disseminar as orientações aos advogados, Ministério Público, Defensoria Pública, Procuradoria Estadual e Municipal, partes e demais pessoas que mantêm comunicação com o Poder Judiciário".
Em caso de dúvidas sobre a aplicabilidade das orientações, a equipe do Arquivo Central está à disposição para atendimento na nova sede (Avenida Constantino Nery, 4.777, bairro Flores, entre Ambev e Afeam) e pelo telefone (92) 3238-2353.
Orientações
Orientação nº 01/2013 - Petições em papel para juntada em processo eletrônico, recebidas no Protocolo:
As petições iniciais e intercorrentes protocolizadas, digitalizadas e juntadas ao processo eletrônico pelos órgãos de justiça poderão ser eliminadas em 30 dias, sem remessa ao arquivo, precedida de publicação de edital de intimação ou da intimação pessoal das partes e do advogado, na forma do art. 12, § 5º da Lei Federal nº 11.419/2006. As situações que requerem ações procedimentais deverão ser regulamentadas no âmbito de cada tribunal.
As petições iniciais e intercorrentes protocolizadas, digitalizadas e juntadas ao processo eletrônico pelos órgãos de justiça poderão ser eliminadas em 30 dias, sem remessa ao arquivo, precedida de publicação de edital de intimação ou da intimação pessoal das partes e do advogado, na forma do art. 12, § 5º da Lei Federal nº 11.419/2006. As situações que requerem ações procedimentais deverão ser regulamentadas no âmbito de cada tribunal.
Orientação nº 02/2013 - Parte em papel de processo convertido em eletrônico:
Os autos físicos, convertidos em eletrônicos durante a sua tramitação conforme a Lei 11.419/2006, devem ser preservados pela temporalidade do processo eletrônico.
Os autos físicos, convertidos em eletrônicos durante a sua tramitação conforme a Lei 11.419/2006, devem ser preservados pela temporalidade do processo eletrônico.
Orientação nº 03/2013 - Processo físico com peticionamento eletrônico:
Os arquivos dos peticionamentos eletrônicos que são impressos e juntados aos processos físicos poderão ser descartados em 30 dias, após a certificação de juntada. Aplica-se, por analogia, o prazo previsto no art. 12, §5º, da Lei n. 11.419/2006.
Os arquivos dos peticionamentos eletrônicos que são impressos e juntados aos processos físicos poderão ser descartados em 30 dias, após a certificação de juntada. Aplica-se, por analogia, o prazo previsto no art. 12, §5º, da Lei n. 11.419/2006.
Orientação nº 04/2013 - Temporalidade e armazenamento de documentos encaminhados eletronicamente pelo STJ:
Deverão ser impressas e juntadas ao processo, com certidão, as partes do arquivo que contêm documentos que inovam ao processo, ou seja, tudo o que foi gerado após a remessa ao STJ. A mídia (CDs, DVDs, Pen drive, etc.) ou arquivo eletrônico, poderá ser descartado.
Deverão ser impressas e juntadas ao processo, com certidão, as partes do arquivo que contêm documentos que inovam ao processo, ou seja, tudo o que foi gerado após a remessa ao STJ. A mídia (CDs, DVDs, Pen drive, etc.) ou arquivo eletrônico, poderá ser descartado.
Orientação nº 05/2013 - Mídias externas (CDs, DVDs, etc) com gravação de audiências:
O comitê não recomenda a prática de substituição de atas de audiências por anexação de mídias (CDs, DVDs, etc) contendo a gravação sonora da audiência. O suporte dessas mídias apresenta rápida obsolescência tecnológica e degradação física. A vida útil de um DVD, por exemplo, é de 5 cinco anos. O registro sonoro da audiência, se anexado ao processo, deverá ser preservado pelo tempo de guarda do processo. Assim, cabe aos tribunais que optarem pelo registro em áudio desenvolver ferramentas que garantam a integridade e o acesso desses arquivos durante o prazo de guarda do processo, com políticas de migração e preservação digital.
O comitê não recomenda a prática de substituição de atas de audiências por anexação de mídias (CDs, DVDs, etc) contendo a gravação sonora da audiência. O suporte dessas mídias apresenta rápida obsolescência tecnológica e degradação física. A vida útil de um DVD, por exemplo, é de 5 cinco anos. O registro sonoro da audiência, se anexado ao processo, deverá ser preservado pelo tempo de guarda do processo. Assim, cabe aos tribunais que optarem pelo registro em áudio desenvolver ferramentas que garantam a integridade e o acesso desses arquivos durante o prazo de guarda do processo, com políticas de migração e preservação digital.
Patricia Ruon Stachon | TJAM
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