O governo do Estado publicou hoje (26), no Diário Oficial do Estado, o decreto nº 13.665, de 25 de junho de 2013, que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio da Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul a serem adotados pelos órgãos e pelas entidades da Administração Pública Estadual.
O decreto determina ainda o índice, instrumento complementar ao Plano de Classificação de Documentos, que relaciona, alfabeticamente, as espécies documentais, classes e subclasses, assim como os termos e expressões utilizados com maior frequência para a recuperação dos documentos, a partir das variantes de seu conteúdo e das modalidades de sua produção.
A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio da Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul é resultante da avaliação dos documentos de arquivo produzidos pela Administração Pública Estadual, definindo prazos de guarda e sua destinação.
Para a destinação dos documentos de arquivo relativos às atividades-meio dos órgãos e das entidades deverá ser adotada a Tabela de Temporalidade de acordo com as atividades desempenhadas pelos órgãos e entidades estaduais.
As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão orientar, acompanhar e controlar a aplicação, em suas respectivas áreas de atuação, do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, aprovados pelo decreto.
Cabe às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo comunicar à Superintendência de Documentação e Informação Técnico-Administrativa/SAD e ao Arquivo Público do Estado a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência da execução das atividades-meio não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio da Administração Pública Estadual.
O decreto está disponível na página Suplemento.
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