Empresas de vários segmentos, principalmente aquelas que lidam com uma
grande quantidade de documentos, ainda encontram enormes dificuldades em
gerenciar de forma adequada as informações capturadas destes documentos
quando digitalizados a partir do papel, imagens, fax, e-mail, e
documentos digitais como, por exemplo, uma nota fiscal eletrônica.
O principal problema é a ausência nestas companhias do uso de
tecnologias avançadas que possam permitir a Gestão Documental integrada
com os sistemas computacionais da empresa, principalmente os sistemas
ERP, Recursos Humanos, ECM entre outros. Ou seja, as empresas necessitam
realizar o input automático e correto das informações críticas nos
sistemas legados, sejam locais ou em nuvem. A gestão de toda a
informação não estruturada (documentos de diversos formatos e com
diferentes informações) é vital para o sucesso da organização no
tratamento de tais informações, além de garantir agilidade no processo
decisório. A Gestão Documental integra este processo.
Algumas das maiores companhias no Brasil, entre aquelas que recebem
grandes quantidades de documentos de várias origens, já descobriram as
vantagens da Gestão Documental integrada aos sistemas de gestão. O
processo envolve a captura de informações via OCR (Optical caracters
recognation), seguida de uma conferência do conteúdo dos dados
capturados, possibilitando a sua classificação automática e
transferência via software especialista para os sistemas de gestão. Já
foi o tempo em que este processo era limitado à digitalização de
documentos, e sua classificação e captura manual aos sistemas legados
como no ECM, que transformava o documento em imagem para depois
armazená-lo, sem qualquer integração com os sistemas de gestão.
O controle da informação proporcionada pela Gestão Documental pode
reduzir em até 90% os erros e inconsistências de dados com a utilização
de soluções de OCR, em comparação com a digitalização ou coleta manual
de dados, outro ponto importante é a redução de custos laborais com a
adoção de soluções de automação, que em alguns casos pode chegar a 60%. A
quantidade de cópias de documentos também cai drasticamente e isto
resulta na redução do consumo de papel e insumos para impressão.
A Gestão Documental também abre caminho para a melhoria dos processos
administrativos e de pessoas, e contribui para o avanço da adoção da
gestão de conteúdo - Enterprise Content Management (ECM), de processos
de negócios – Business Process Management (BPM), incluindo as
tecnologias de workflow, recurso que já acompanha muitas das melhores
soluções de gestão de documentos disponíveis no mercado. Além disso, o
acesso à informação de negócios pode incluir a utilização de
dispositivos móveis e seu armazenamento na computação em nuvem.
As empresas que avançaram para a Gestão Documental já mudaram
radicalmente a maneira como veem um documento digitalizado, que passou a
ter valor de destaque entre as suas prioridades. Principalmente em uma
época de sustentabilidade.
(*) Managing Director Brasil da ReadSoft, fornecedora de tecnologias para a gestão de documentos.
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