Edgard Pinheiro (*)
Ainda é possível encontrar empresas – pequenas ou grandes – com o
departamento de Recursos Humanos abarrotado de documentos, arquivados em
grandes armários de aço e com uma equipe só para cuidar da coleta de
informações e guarda dos documentos. Ainda são poucas as empresas
dotadas de soluções tecnológicas e de processos modernos para garantir a
gestão documental de seus funcionários.
Os tempos mudaram, a informatização chegou, os sistemas de gestão ERP
são os melhores, mas ainda há muita coisa a ser melhorada nestas
empresas. A principal delas é o modo como os gestores compreendem os
benefícios da gestão documental, que é a maneira como as empresas
administram o grande volume de informações em várias áreas. No RH, a
gestão documental não serve apenas para evitar extravios, mas também
para garantir a qualidade e o controle da informação guardada e
possibilitar o acesso rápido aos dados. Ela vai muito além da simples
digitalização de documentos, como no antigo GED, que se limitava a
transformar o documento em imagem e depois armazená-lo, sem qualquer
integração com os sistemas de gestão.
A gestão documental também pode ser adotada em outras áreas da empresa,
como na gestão de notas fiscais e faturas, gestão de contratos, pedido
de compra, formulários de cadastro etc. A gestão documental que propomos
permite mudar radicalmente a forma como as empresas tratam os
documentos. A partir da captura da imagem via OCR (Optical caracters
recognation), faz-se uma conferência do conteúdo pelos campos
existentes, e possibilita a transferência via software especialista das
informações para os sistemas de gestão, incluindo a classificação
automática no reconhecimento de conteúdos e armazenamento virtual. Com a
gestão documental busca-se racionalizar o trabalho e reduzir custos
alocados em grandes áreas para o armazenamento e dispensar enormes
gastos com cópias desnecessárias em papel. Principalmente em uma época
em que se busca a sustentabilidade.
A falta de controle dos arquivos sempre foi uma das maiores
preocupações das empresas, inclusive na área de RH, mas com o
crescimento da oferta de soluções tecnológicas qualificadas para a
gestão documental, o foco do trabalhos dos gestores de Pessoal pode ser
agora concentrado no que realmente conta e em novas ações e campanhas
que visam melhorar as relações de trabalho e a comunicação entre as
equipes.
Temos no Brasil, vários exemplos de empresas que estão muito avançadas
neste processo. Na outra ponta, a maioria das empresas ainda não
descobriu as vantagens que a gestão eletrônica de documentos pode
oferecer.
Para se ter uma ideia dos benefícios, a gestão eletrônica de documentos
pode reduzir em até 90% os erros e inconsistências de dados, em
comparação com a coleta manual de dados. A quantidade de cópias de
documentos também cai para quase zero, o que reflete na forte redução do
consumo de papel e insumos para impressoras. Além disso, o acesso à
informação de recursos humanos é automático, feito a partir de sistemas
de gestão ou dispositivos móveis.
Muito mais que o corte das despesas, a gestão eletrônica de documentos
abre caminho para a melhoria dos processos de trabalho e pessoas, que
podem ser direcionados para outras ações relevantes, como já citamos
anteriormente. No âmbito dos processos de trabalho e administração de
negócios, ela contribui para o avanço da gestão de conteúdo - Enterprise
Content Management (ECM), de processos de negócios – Business Process
Management (BPM) e impulsiona a adoção de tecnologias de workflow,
recurso que já acompanha muitas das melhores soluções de gestão de
documentos disponíveis no mercado.
Outro ponto que passa a ser levado em conta pelos gestores de RH – é a
possibilidade de documentos digitalizados serem válidos em quaisquer
casos legais, mudará radicalmente a maneira como as empresas veem um
documento digitalizado, que passa a ter valor perante a lei quando
necessário. E com a possibilidade da gestão das informações, muito mais
do que simplesmente a guarda do documento, as empresas e seus
departamentos de RH terão a capacidade de melhorar seus processos
internos de trabalho.
(*) Managing Director Brasil da ReadSoft, fornecedora de tecnologias para a gestão de documentos.
É difícil falar de Digitalização de Documentos, sem pensar nos documentos. Importantes e variados, os documentos comprovam o cumprimento das obrigações. Um item que, devido sua relevância, deve ser muito bem cuidado e armazenado. Ter um local adequado para fazer de forma correta a armazenagem dos documentos é o ideal, juntamente com a Digitalização do Documento.
ResponderExcluirÓtimo post! continue trazendo informações!
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