Estão disponíveis para consulta eletrônica e física as listagens
de documentos e processos administrativos selecionados para o 5º Descarte de
Documentos e Processos do Conselho da Justiça Federal. No total, são 7.169
documentos, entre pedidos de tratamentos médicos, diárias, solicitações de
viagens e cursos, bem como memorandos e processos de empresas que tinham
contrato com o órgão.
Os interessados em reivindicar a guarda
de documentos que desejem preservar, devem fazê-lo até o dia 9 de junho, 45
dias após a publicação do edital de descarte, divulgado no Diário Oficial da
União no dia 25 de abril. A solicitação de documentos deve ser feita por carta,
pessoalmente ou por e-mail.
No primeiro caso, o requerimento deve
ser endereçado à Coordenadoria de Processamento e Arquivo do CJF (SCES, Trecho
III - Polo 8 - Lote 9 - Brasília/DF, CEP: 70200-003). Para fazer o pedido
pessoalmente, o interessado deve entregar o requerimento na Seção de Protocolo,
no térreo da sede do Conselho. Para encaminhar por e-mail, o endereço
eletrônico é copar@cjf.jus.br.
Os requerimentos serão atendidos por
ordem de solicitação. O interessado receberá a guarda da via original do
documento ou processo somente depois do dia 9 de junho. A Comissão de Avaliação
e Gestão de Documentos do CJF alerta que documentos solicitados e não retirados
até cinco dias úteis antes da data definida para o descarte serão eliminados.
A coordenadora de Processamento e
Arquivo da Secretaria de Administração do CJF e responsável pela Comissão,
Eloiza Rocha Pereira, explica o procedimento de descarte: “A eliminação é
apenas física. Todo o conteúdo foi digitalizado e permanecerá acessível por
meio do antigo sistema eletrônico de gestão documental, o Siged. Na eliminação,
os documentos são picotados e encaminhados à cooperativa que já faz a coleta
dos resíduos recicláveis do Conselho”.
Seleção
de documentos
Para selecionar esses mais de 7 mil documentos para descarte,
foram analisados 38 mil processos e documentos administrativos. A maioria deles
foi cadastrada entre 1997 e 2001. Contudo, há alguns itens dos anos 1970 e
1980. Antes da divulgação das listagens finais, foram retirados 202 processos
com valor histórico para guarda permanente.
A última edição do descarte aconteceu em
2008, quando foram eliminados apenas 2,5 mil documentos e processos. Desde a
primeira edição, em 2006, foram 13,2 mil processos e 45,4 mil documentos
eliminados, ou seja, mais de cinco toneladas de papel. Caso ainda estivessem
guardados, esses documentos ocupariam 32 metros quadrados de espaço
— equivalente a 39 estantes e a 1,2 mil caixas — e utilizariam
cerca de cinco mil grampos.
Além de render recursos para a
cooperativa de reciclagem, o descarte também representa uma economia de consumo
para o Conselho, pois desde a primeira edição da atividade, há 8 anos, é
possível reutilizar caixas-arquivo, grampos plásticos de processo e estantes de
aço que antes eram ocupadas por esses documentos e processos. Com isso, o
Conselho evita o gasto anual estimado em R$ 2 mil com a compra desses
materiais. Com informações da
Assessoria de Imprensa do CJF.
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