Com o objetivo de facilitar a localização de documentos, agilizar o serviço dos servidores municipais e propiciar condições mais efetivas e seguras para a preservação de informações, a Prefeitura de Santa Cruz do Sul promoverá a digitalização de todos os documentos existentes no arquivo do município. A licitação que escolherá a empresa responsável pelo serviço será aberta até o final deste mês, sendo que o edital prevê um investimento de R$ 700 mil. A intenção é reencaminhar e aprovar, no primeiro semestre de 2013, o projeto relativo às ações do Programa de Modernização da Administração Tributária e Gestão dos Setores Sociais Básicos (PMAT) do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES).
O acervo de documentos a serem digitalizados é constituído, principalmente, por papéis em tamanho A4 e A3 (empenhos, termos de contrato, fichas funcionais, peças processuais entre outros), e também de documentos em páginas de tamanho A0, A1 e A2 (mapas, plantas entre outros). No total, serão digitalizadas 3,26 milhões de páginas de documentos. A empresa vencedora do pregão eletrônico também será responsável pela triagem, organização, indexação e lançamento dos arquivos digitalizados no servidor de banco de dados próprio do município, além do fornecimento dos equipamentos necessários para a execução do projeto, tais como scanners, estações de captura de imagens, estações de controle de qualidade, entre outros.
Para o orçamento do ano que vem, está prevista a aquisição de um novo software de gestão eletrônica de documentos (GED), em que o sistema híbrido possibilita trabalhar com informações tanto no suporte digital quanto em papel. Conforme o coordenador da Unidade de Execução Municipal, Luciano Cirolini, os documentos do arquivo não serão eliminados após a digitalização. “A eliminação de documentos no setor público obedece a procedimentos previstos na legislação arquivística específica, tais como a elaboração de uma tabela de temporalidade para determinar o prazo de permanência dos documentos em arquivo, conforme as normas do Conselho Nacional de Arquivos”, destaca.
O edital ainda contempla o treinamento de quatro funcionários da Prefeitura, que serão capacitados para dar sequência ao processo. Todas as etapas serão acompanhadas pela profissional arquivista Fabiana Paim Venturini, formada em arquivologia e recentemente nomeada para integrar o quadro de funcionários da Administração Municipal através de concurso público, dado a importância da sua atividade. “Mais do que agilizar a localização de documentos, a digitalização proporcionará mais segurança na gestão das informações, uma vez que os dados estarão registrados no sistema e em papel. A principal finalidade do processo não é eliminar os papeis, e sim facilitar o acesso e evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação”, explica.
O secretário municipal de Administração e Comunicação Social, Edemilson Severo, lembra que a digitalização dos documentos faz parte do projeto de implantação de um modelo de gestão modernizada que busca melhorar o desempenho dos servidores em suas diversas áreas de atuação, bem como racionalizar processos, localizando com agilidade e eficiência documentos públicos arquivados junto à Prefeitura. “Este processo, além de economicidade, proporcionará eficiência na busca de registros que são indispensáveis para pesquisa ou comprovação de qualquer documento que eventualmente possa interessar para o ambiente interno ou para a população”, afirma.
Fonte: http://www.gaz.com.br/_conteudo/2013/12/noticias/regional/7801-prefeitura-vai-abrir-edital-para-digitalizacao-de-documentos.html
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