Em
um Sistema de Gestão da Qualidade, os documentos devem ser mantidos sob
controle, para isso é necessário que eles estejam organizados e
devidamente identificados.
O processo de controle de documentos é um dos
requisitos que precisam ser documentados numa certificação de
qualidade. A ISO 9000 sugere que possíveis alterações de documentos
sejam controladas, mas não diz como isso deve ser feito.
O controle assegura que:
- os documentos sejam aprovados antes de sua emissão;
- os documentos sejam analisados criticamente e atualizados, quando necessário, e reaprovados;
- as pessoas tenham acesso às versões corretas e atualizadas;
- os documentos estejam disponíveis nos locais corretos;
- documentos obsoletos sejam removidos dos locais de uso e, quando retidos, sejam adequadamente identificados;
- as alterações de documentos sejam analisadas criticamente e aprovadas antes de implementadas;
- documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.
- os documentos sejam analisados criticamente e atualizados, quando necessário, e reaprovados;
- as pessoas tenham acesso às versões corretas e atualizadas;
- os documentos estejam disponíveis nos locais corretos;
- documentos obsoletos sejam removidos dos locais de uso e, quando retidos, sejam adequadamente identificados;
- as alterações de documentos sejam analisadas criticamente e aprovadas antes de implementadas;
- documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.
Para se manter os documentos sob controle, é
importante que eles sejam identificados por um título, um estágio de
revisão e uma assinatura autorizada quando oficialmente liberados. Os
documentos devem conter ainda uma explicação sobre o propósito, a
definição de sua aplicação e os responsáveis pelas atividades.
No processo de auditoria, o responsável deve
fazer um levantamento de todos os documentos distribuídos pela empresa,
observando análises críticas e aprovação, bem como a situação de revisão
e distribuição. Qualquer alteração em documentos ou em notas
manuscritas deve ser analisada.
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