Origem da Palavra Arquivo

arquivo – é um recipiente para papéis. Ou era, antes da era da Infomática. Seu nome deriva do Latim archivum, que veio do Grego ta arkheia, “registros públicos”, de arkheion, “prefeitura, governo municipal”, de arkhé, “governo”, literalmente “começo, origem”.

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Descrição: s.m. Conjunto de documentos, como papéis oficiais, impressos, manuscritos, cartas e fotografias sobre determinado assunto. &151; Os arquivos existem desde a invenção da escrita, na Antiguidade. Egípcios, assírios, persas, gregos e romanos possuíram arquivos. Na Europa, foi sobretudo a partir da Idade Média que se organizaram os grandes arquivos nacionais. Devido ao grande número de documentos acumulados no passado e a produção cada vez maior de novos documentos, foi-se aperfeiçoando a arquivologia, que é o conjunto de técnicas de organização e manipulação de arquivos, os Estados Unidos e a ex-União Soviética, que atualmente possuem os mais completos arquivos nacionais do mundo, somente começaram a organizá-los no princípio deste século.

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Arquivo: Etimologicamente, e admitindo a formação que lhe atribuem alguns especialistas, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”. Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.

Pensa-se que os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV A.C. os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias. Entre eles encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de Ésquilo, Sófocles e Eurípedes, etc. Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus).

Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma. Nos primeiros tempos da monarquia eram conhecidos por carteiras ou cartórios que eram os locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros documentos de vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos.

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.

Actualmente, o termo ARQUIVO pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientações:

• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos;
   
• Como local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados;
   
• Como unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve.

As funções do arquivo são de natureza meramente auxiliar ou instrumental. Isto equivale a dizer que constitui uma actividade interna que tem por objectivo manter a organização ou a instituição em perfeitas condições de funcionamento.

São as seguintes as suas principais funções:

• Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos;
   
•  Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai desactualizando;
   
• Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a acção da humidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas).

Como o suporte das actividades administrativas tem sempre um carácter documental, é evidente que, na prática, a organização e funcionamento do arquivo se reveste de capital importância, especialmente para aqueles serviços cujo trabalho normal requer o exame e consulta de antecedentes. A correcta compreensão da importância do Arquivo parte, portanto, da superação da ideia de simples depósito ou colecção de documentos, passando a ser visto como um serviço altamente especializado, actualizado e dinâmico, inserido num sistema de informação, servindo-o e complementando-o.

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