Classificação em Arquivos

 

Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.

Por outras palavras, é um método que permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças e diferenças, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente.

Na classificação de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:

• A classificação como acto mental; que pressupõe uma divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos;
   
• A disposição material e física desses grupos; colocando-se os documentos numa ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de classificação concebido para o efeito.

Na classificação, as operações de descrição de conteúdo de um documento consistem na determinação do seu assunto principal e eventualmente, um ou dois assuntos secundários que se traduzem pelo termo mais apropriado figurando num dos tipos classificatórios.

As linguagens classificatórias (decimal, CDU, e outras) são instrumentos de trabalho muito importantes e que se encontram ligados às necessidades do funcionamento dos arquivos, bibliotecas, centros e serviços de documentação. Permitem representar de maneira sintética o assunto de um documento e reagrupar as obras nas prateleiras por afinidade de conteúdo.

Sistemas de Classificação

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

• Classificação Alfabética
   
• Classificação Numérica
   
• Classificação Alfa-numérica
   
• Classificação Cronológica
   
• Classificação Geográfica
   
• Classificação Ideológica
   
• Classificação Decimal
   
• Classificação Decimal Universal (CDU)
   
• Classificação Automática
   

Indexação em Arquivos

A indexação é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento com o auxilio de representações dos conceitos contidos nesses documentos, isto é, em transcrever para linguagem documental os conceitos depois de terem sido extraídos dos documentos por meio de uma análise dos mesmos. A indexação permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo documental.

A indexação conduz ao registo dos conceitos contidos num documento de uma forma organizada e facilmente acessível, mediante a constituição de instrumentos de pesquisa documental como índices e catálogos alfabéticos de matérias. A informação contida num documento é representada por um conjunto de conceitos ou combinações de conceitos.

A indexação processa-se em duas fases:

1. Reconhecimento dos conceitos que contêm informação:

• Apreensão do conteúdo total do documento;

• Identificação dos conceitos que representam esse conteúdo;

• Selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.

2. Representação dos conceitos em linguagem documental com o auxílio dos instrumentos de indexação:

• Servem ao indexador para indexar o documento;

• Servem ao utilizador para recuperar a informação;

• Contribuem para a uniformidade e consistência da indexação;

Nos arquivos e centros, ou serviços de documentação, utilizam-se, normalmente, a indexação coordenada e a indexação por temas.

Os parâmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexação são:

1. Exaustividade

• Todos os assuntos (conceitos) de que trata o documento estão representados na indexação;

• Não existe selecção de termos.
   

2.  Especificidade

• A descrição do conteúdo traduz, o mais próximo possível, a informação que o documento contém;

• Não se utilizam termos de indexação demasiados genéricos ou demasiado específicos, relativamente aos conceitos expressos no documento.

3.  Uniformidade

• É um parâmetro muito importante ligado a qualidade da indexação;

• Procura anular a sinonímia (palavras de significação idêntica ou parecida, mas não tem o mesmo valor e emprego), representando para um mesmo conceito a escolha de um mesmo termo;

• Utiliza, sempre que possível, termos de estrutura idêntica para a representação de conceitos análogos.

4.  Coerência

• Aplicação dos mesmos princípios e critérios de escolha para a resolução de casos análogos, implicando uma uniformidade intrínseca ao próprio sistema.

5. Pertinência

• A indexação deve ser feita sempre em função do utilizador.

6. Eficácia

• Capacidade de um sistema de informação recuperar a informação relevante, nele armazenada de uma forma eficaz e com o mínimo de custo.
   

A qualidade num processo de indexação é influenciada pelos seguintes parâmetros:

1. Características dos instrumentos de indexação utilizados;
    
2. Características do indexador:

• Pessoais: objectividade, imparcialidade, espírito de análise, capacidade de síntese, desenvolvimento intelectual, sociabilidade, cultura geral, cultura específica e outras.

• Profissionais: conhecimento técnicos que permitam decisões acertadas, conhecimentos profundos acerca do sistema de indexação em que está integrado.
   

Em Portugal o processo de indexação é realizado utilizando-se duas normas: a NP 3715:1989 – Método para a análise de documentos, determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação (ISO 5963) e a NP 4036:1992 – Tesaurus monolingues: directivas para a sua construção e desenvolvimento (ISO 2788:1986).
 

Plano de Classificação

O objectivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, se deve estabelecer no início de funcionamento de um arquivo, o plano de classificação ou plano do arquivo.

O conceito de classificação e o respectivo sistema classificativo a ser adoptado, são de uma importância decisiva na elaboração de um plano de classificação que permita um bom funcionamento do arquivo. É uma tarefa muito importante, primordial, difícil e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado de forma a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom funcionamento do arquivo.

Um bom plano de classificação deve possuir as seguintes características:

• Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adoptando critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto mais simples forem as regras de classificação adoptadas, tanto melhor se efectuará a ordenação da documentação;
   
• A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em última análise, focando a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;
   
• Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas inclusões;
   
• Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efectuadas, e promover a sua actualização sempre que se entender conveniente.
  
  
  Fonte:
• http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Classificacao.htm

Indicação para Concurso - George Melo Rodrigues

George Melo Rodrigues Coleção Tribunais - Arquivologia - Para Técnico e Analista

 

 

 

INCLUI:

- Teoria
- Questões comentadas
- Questões de concursos separadas por tópicos
- Simulados elaborados pelo autor
- Testes de memorização

O objetivo da coleção é a preparação direcionada para os concursos de Técnico e Analista do TRT, TRE, TRF e Tribunais Superiores. Em todos os livros o candidato irá encontrar teoria específica prevista nos editais, questões recentes comentadas e questões de concurso com gabarito fundamentado. A ideia da coleção surgiu em virtude das reivindicações dos estudantes, que almejavam por obras direcionadas para os concursos de Técnico e Analista dos Tribunais.

As apostilas específicas mostram-se, na maioria das vezes, insuficientes para o preparo adequado dos candidatos diante do alto grau de exigência das atuais provas, o que ocorre também com as obras clássicas do direito, por abordarem inúmeras matérias diferentes ao concurso.

Nessa coleção o candidato encontrará desde as cinco matérias básicas exigidas em todos os concursos, como, português, raciocínio lógico ou matemática, informática, direito constitucional e administrativo, até as matérias específicas de outras áreas (arquivologia e administração pública) e todas as matérias dos diferentes ramos do direito. Portanto, com os livros da coleção o candidato conseguirá uma preparação direcionada e completa para os concursos de Técnico e Analista do TRT, TRE, TRF e Tribunais Superiores.

Além da linguagem clara utilizada, os quadrinhos de resumo, esquemas e gráficos estão presentes em todos os livros da coleção, possibilitando ao leitor a memorização mais rápida da matéria. Temos certeza de que essa coleção irá ajudá-lo a alcançar o tão sonhado cargo público de Técnico ou Analista dos Tribunais.

Henrique Correia

www.henriquecorreia.com.br
henrique_constitucional@yahoo.com.br
@profcorreia

http://www.editorajuspodivm.com.br/produtos/colecao-tribunais/george-melo-rodrigues/colecao-tribunais---arquivologia---para-tecnico-e-analista/659

XXII Jornada Arquivística da UNIRIO

Na próxima segunda-feira teremos a XXII Jornada Arquivística da UNIRIO, cujo tema será “Classificação de Documentos”.
Data: 31 de outubro (segunda-feira), às 18h30
Local: Auditório do CCET (ao lado do prédio do CCH) – Avenida Pasteur, 458, Urca, Rio de Janeiro
Palestrantes:
Daniel Beltran Motta (Eletrobrás)
Djalma Mandu (Arquivo Nacional)
Paola Bittencourt (Arquivo Nacional)

Entrada franca! Não é necessário inscrição!
http://www.aaerj.org.br/2011/10/29/xxii-jornada-arquivistica-da-unirio/

Arquivos para quê?

DELMAS, Bruno. Arquivos para quê? Tradução de Danielle Ardaillon. São Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso (iFHC), 2010. 196p. ISBN: 978-85-99588-33-8.






Sinopse

Arquivos para quê? dá prosseguimento à política de responsabilidade do iFHC com relação à reflexão necessária sobre os arquivos e seu significado. Estes não são reservados aos especialistas, mas são a nossa memória coletiva e indispensáveis para conversar cada etapa da sociedade.

Em novembro de 2007, o pesquisador francês Bruno Delmas, Professor Titular de Arquivística Contemporânea, da École Nationale des Chartes (Paris, França), esteve no iFHC para abrir um seminário internacional com a conferência "Arquivos, estados e sociedades, os desafios do século XXI".

Embora sua fala e dos demais participantes desse encontro estejam publicadas desde então no site do Instituto, a evolução recente da nossa sociedade, dita "da informação", "de redes sociais" e, agora, de "wikileaks", nos instigou a divulgar as inquietações desse eminente pesquisador.

Este e os demais livros do iFHC estão à venda nas lojas da Livraria Cultura ou pelo site www.livrariacultura.com.br.

http://www.ifhc.org.br/index.php?module=conteudo&class=livro&event=ver&id_livro=640

Sigilo de documentos ainda vai durar dois anos

Mesmo se a presidente Dilma Rousseff sancionar nos próximos dias a lei que garante acesso às informações do Estado, os documentos mantidos sob segredo permanecerão secretos por pelo menos dois anos. Durante esse período, os órgãos que guardam essas informações deverão reavaliar o grau de sigilo com base na nova lei. Até lá, a reserva aos documentos será mantida.
A ideia, no caso, é que documentos que tenham sido classificados como "secretos" há cerca de dez anos possam, por exemplo, sejam desclassificados e liberados automaticamente.
Vencido esse prazo, documentos produzidos há mais de 50 anos, mesmo que classificados como ultrassecretos, estarão disponíveis para todo cidadão. As informações avaliadas como secretas, produzidas há mais de 25 anos, e as reservadas, datadas de cinco anos ou mais, serão igualmente liberadas. E a expectativa do governo é de que muitos documentos tarjados como sigilosos sejam abertos por terem sido classificados sem critério e, possivelmente, de forma exagerada no passado.
Apesar desse prazo ainda a cumprir, a Lei de Acesso à Informação, aprovada na terça-feira pelo Senado, encerra uma cultura de segredo eterno de documentos públicos produzidos durante a ditadura militar ou referentes, por exemplo, a conflitos que preocupam o Itamaraty, como a Guerra do Paraguai.
O prazo máximo estabelecido pela lei para que uma informação seja mantida em sigilo é de 50 anos. Durante o governo Lula, a então ministra-chefe da Casa Civil, Dilma Rousseff, já defendia o fim do sigilo eterno e a redução dos prazos para o segredo desses documentos. O texto encaminhado pelo governo ao Congresso dificultava, mas ainda permitia que informações ficassem eternamente guardadas, o que foi defendido durante as discussões internas pelo Itamaraty e pelos militares.
Os documentos ultrassecretos que ainda não tenham atingido o prazo máximo de 50 anos de segredo - 25 anos renováveis por mais 25 - passarão por reavaliação periódica de uma comissão integrada por ministros e representantes do Legislativo e do Judiciário. Só poderão ser classificadas como ultrassecretas informações que coloquem em risco a defesa e a soberania nacionais, que prejudiquem as relações internacionais do País, que ponha em risco a vida, segurança ou saúde da população, que ofereçam risco à estabilidade econômica brasileira ou comprometam atividades de inteligência.
A lei também criou restrições para a imposição de segredo a informações públicas. Documentos somente poderão ser classificados como ultrassecretos pelo presidente da República, vice-presidente, ministros de Estado, comandantes das três Forças e chefes de missões diplomáticas tem competência para classificar uma informação no mais restrito nível de sigilo. Restrições semelhantes são criadas também para os outros dois graus de sigilo, o que não existia hoje.
Para o futuro, a lei permitirá, já a partir de abril, depois de cumprido o prazo para início da validade da lei, que é de 180 dias após a sanção presidencial, que todo cidadão peça e receba informações dos órgãos do Executivo, Legislativo e Judiciário, além das autarquias, empresas públicas, sociedades de economia mista e entidades controladas direta ou indiretamente pelo Estado.
Para isso, deverá formalizar seu pedido e especificar a informação que busca, o que pode ser feito por e-mail. O órgão que detenha esses dados deve liberar imediatamente o documento pedido. Se não for possível atender na hora o interessado, terá prazo de 20 dias para atender ao pedido.
O servidor que descumprir esses prazos ou não entrar a informação pedida responderá a processo administrativo. O órgão detentor do documento deverá justificar uma eventual negativa de acesso às informações. Caberá recurso dessa decisão de negativa de acesso.
No prazo de 180 dias entre a sanção pela presidente Dilma e a vigência da lei, os ministérios e demais órgãos deverão criar um serviço específico para atender o cidadão. A lei determina que os órgãos públicos criem em seus sites ferramentas de pesquisa para facilitar a obtenção dos dados pesquisados. Nesse prazo, a administração pública terá de treinar servidores responsáveis por fornecer essas informações.

As informações são do jornal O Estado de S. Paulo.


http://www.dgabc.com.br/News/5922656/sigilo-de-documentos-ainda-vai-durar-dois-anos.aspx

http://archivisticaysociedad.blogspot.com/2011/10/sigilo-de-documentos-ainda-vai-durar.html

Novo Pano de Fundo

Bom Dia!

Caro leitores,

O Blog Olhar Arquivístico continua o mesmo, apenas fiz uma modificação no pano de fundo para dar outro visual para área.

Ainda não é o apropriado, mas estou buscando algo ligado a Arquivologia.

Obs: Sugestões mandar para o email: jparquivista@hotmail.com

Obrigado!

Fim do sigilo

Aprovação de nova lei de acesso a documentos precisa levar a maior facilidade de consulta e à liberação de todos os papéis acima de 50 anos

Antes tarde do que a eternidade. Os senadores aprovaram a nova lei de acesso a documentos públicos, derrubando o substitutivo de Fernando Collor (PTB-AL) que reabria a possibilidade do sigilo imprescritível para itens classificados de ultrassecretos.
Com isso, depois que o projeto for sancionado pela presidente Dilma Rousseff, o período máximo pelo qual documentos poderão ser ocultados do público passará a ser de 25 anos, renováveis uma única vez.
Pela regra em vigor, o prazo é de 30 anos, mas sem limite para prorrogações.
Com o novo diploma, o Brasil passa a integrar o clube de 89 democracias que já regulamentaram o acesso a informações produzidas por todas as esferas de governo.
Segredos de Estado são um mal necessário. É inconcebível uma situação em que todos os projetos, atos e registros do poder público estejam disponíveis imediatamente para qualquer interessado.
As Forças Armadas não devem divulgar detalhes de planos de defesa, sob pena de torná-los inúteis. De modo análogo, há informações tecnológicas que podem ser do interesse do país resguardar.
A necessidade de manter alguns segredos, porém, de modo nenhum justifica o malfadado sigilo eterno. Documentos públicos só devem permanecer ocultos em casos excepcionais e, assim mesmo, por prazos determinados, que não excedam poucas décadas. Deixar de observar essa regra configura grave violação aos princípios que norteiam a Constituição, em especial o inciso XXXIII do artigo 5°, que estabelece o direito à informação.
É fundamental, portanto, que se resolvam o quanto antes as omissões da nova lei. Não há, por exemplo, disposição clara para a contagem de tempo do atual estoque de documentos ultrassecretos. Qualquer interpretação que não resulte na pronta abertura dos itens com mais de 50 anos representará uma traição ao espírito da norma, que deveria ser prontamente rejeitada.
Outro ponto importante -e mais difícil de implementar- é que os avanços instituídos na lei se materializem em ações condizentes nas repartições. De nada adianta o acesso estar juridicamente assegurado se os documentos não forem produzidos e arquivados de forma que as informações neles contidas possam ser facilmente encontradas.
Vale recordar que a novela do sigilo eterno entrou nas biografias dos ex-presidentes Fernando Henrique Cardoso e Luiz Inácio Lula da Silva como algo de que não se orgulhar. Ambos, mesmo tendo tido a oportunidade de abrir os arquivos, preferiram aquiescer ao lobby das Forças Armadas e do Itamaraty, privando os brasileiros de conhecer a sua própria história.

Editoriais

editoriais@uol.com.br

http://www1.folha.uol.com.br/fsp/indices/inde27102011.htm
http://archivisticaysociedad.blogspot.com/2011/10/fim-do-sigilo.html

Parabéns Olhar Arquivístico!

 

 

1° Mês de Olhar Arquivístico

Obrigado a todos os Leitores.

Conto com vocês sempre.

João Paulo S. de Souza