Classificação em Arquivos

 

Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.

Por outras palavras, é um método que permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças e diferenças, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente.

Na classificação de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:

• A classificação como acto mental; que pressupõe uma divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos;
   
• A disposição material e física desses grupos; colocando-se os documentos numa ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de classificação concebido para o efeito.

Na classificação, as operações de descrição de conteúdo de um documento consistem na determinação do seu assunto principal e eventualmente, um ou dois assuntos secundários que se traduzem pelo termo mais apropriado figurando num dos tipos classificatórios.

As linguagens classificatórias (decimal, CDU, e outras) são instrumentos de trabalho muito importantes e que se encontram ligados às necessidades do funcionamento dos arquivos, bibliotecas, centros e serviços de documentação. Permitem representar de maneira sintética o assunto de um documento e reagrupar as obras nas prateleiras por afinidade de conteúdo.

Sistemas de Classificação

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

• Classificação Alfabética
   
• Classificação Numérica
   
• Classificação Alfa-numérica
   
• Classificação Cronológica
   
• Classificação Geográfica
   
• Classificação Ideológica
   
• Classificação Decimal
   
• Classificação Decimal Universal (CDU)
   
• Classificação Automática
   

Indexação em Arquivos

A indexação é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento com o auxilio de representações dos conceitos contidos nesses documentos, isto é, em transcrever para linguagem documental os conceitos depois de terem sido extraídos dos documentos por meio de uma análise dos mesmos. A indexação permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo documental.

A indexação conduz ao registo dos conceitos contidos num documento de uma forma organizada e facilmente acessível, mediante a constituição de instrumentos de pesquisa documental como índices e catálogos alfabéticos de matérias. A informação contida num documento é representada por um conjunto de conceitos ou combinações de conceitos.

A indexação processa-se em duas fases:

1. Reconhecimento dos conceitos que contêm informação:

• Apreensão do conteúdo total do documento;

• Identificação dos conceitos que representam esse conteúdo;

• Selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.

2. Representação dos conceitos em linguagem documental com o auxílio dos instrumentos de indexação:

• Servem ao indexador para indexar o documento;

• Servem ao utilizador para recuperar a informação;

• Contribuem para a uniformidade e consistência da indexação;

Nos arquivos e centros, ou serviços de documentação, utilizam-se, normalmente, a indexação coordenada e a indexação por temas.

Os parâmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexação são:

1. Exaustividade

• Todos os assuntos (conceitos) de que trata o documento estão representados na indexação;

• Não existe selecção de termos.
   

2.  Especificidade

• A descrição do conteúdo traduz, o mais próximo possível, a informação que o documento contém;

• Não se utilizam termos de indexação demasiados genéricos ou demasiado específicos, relativamente aos conceitos expressos no documento.

3.  Uniformidade

• É um parâmetro muito importante ligado a qualidade da indexação;

• Procura anular a sinonímia (palavras de significação idêntica ou parecida, mas não tem o mesmo valor e emprego), representando para um mesmo conceito a escolha de um mesmo termo;

• Utiliza, sempre que possível, termos de estrutura idêntica para a representação de conceitos análogos.

4.  Coerência

• Aplicação dos mesmos princípios e critérios de escolha para a resolução de casos análogos, implicando uma uniformidade intrínseca ao próprio sistema.

5. Pertinência

• A indexação deve ser feita sempre em função do utilizador.

6. Eficácia

• Capacidade de um sistema de informação recuperar a informação relevante, nele armazenada de uma forma eficaz e com o mínimo de custo.
   

A qualidade num processo de indexação é influenciada pelos seguintes parâmetros:

1. Características dos instrumentos de indexação utilizados;
    
2. Características do indexador:

• Pessoais: objectividade, imparcialidade, espírito de análise, capacidade de síntese, desenvolvimento intelectual, sociabilidade, cultura geral, cultura específica e outras.

• Profissionais: conhecimento técnicos que permitam decisões acertadas, conhecimentos profundos acerca do sistema de indexação em que está integrado.
   

Em Portugal o processo de indexação é realizado utilizando-se duas normas: a NP 3715:1989 – Método para a análise de documentos, determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação (ISO 5963) e a NP 4036:1992 – Tesaurus monolingues: directivas para a sua construção e desenvolvimento (ISO 2788:1986).
 

Plano de Classificação

O objectivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, se deve estabelecer no início de funcionamento de um arquivo, o plano de classificação ou plano do arquivo.

O conceito de classificação e o respectivo sistema classificativo a ser adoptado, são de uma importância decisiva na elaboração de um plano de classificação que permita um bom funcionamento do arquivo. É uma tarefa muito importante, primordial, difícil e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado de forma a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom funcionamento do arquivo.

Um bom plano de classificação deve possuir as seguintes características:

• Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adoptando critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto mais simples forem as regras de classificação adoptadas, tanto melhor se efectuará a ordenação da documentação;
   
• A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em última análise, focando a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;
   
• Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas inclusões;
   
• Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efectuadas, e promover a sua actualização sempre que se entender conveniente.
  
  
  Fonte:
• http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Classificacao.htm